今天在公司有個滿有趣的事情,值得記錄一下。有個新進不久的員工和我說:

「我不認同 P.R.O. 法則,我覺得太浪費時間了。」

這邊重複一下 P.R.O. 溝通法則,我認為要成為厲害的團隊,彼此之前的同步率必須要非常高,要做到 Proactive 積極提問、Responsive 熱情回覆、Over-Communication 過度溝通,才能真正成為一個「同心」的團隊。詳見:讓團隊合作無間的 PRO 溝通法則(Proactive、Responsive、Over-Communication)

但我幾乎快忘記,這個法則僅限於「團隊」、「組織」型的人才,對於 SOHO 族、單幹王來說,會是很痛苦的一件事情。這個情境完全把我拉回五年前的獎金獵人,當時我們完全就是「反 PRO 法則」的團隊,因為我們只有 6 個人,一起協做很方便,就算有點混亂,我也認為無傷大雅,因為我自己就是單幹王,討厭開會、記錄、專案管理。

但當我們變成 20 人的團隊時,自由的風格變成一種混亂的種子,因為大家都各自做各自的事情,沒有一個方向。讓我不得不有個思想上的反轉,慢慢接受必須要開會的日子。

因此當我聽到那句話的時候,我好像忽然回到五年前,那個討厭冗長會議、喜歡直接把事情做完美執行的 SOHO 族。我問他說:「為什麼覺得浪費時間呢?」

「因為要用太多工具了,一下 Slack、一下 Asana,另外還有有 Email 等等,我每天上班、下班都得花 20 分鐘消化這些東西,瀏覽器都被這些佔滿了。」他抱怨。

我可以理解他的煩躁,的確,我每天都是被這些東西轟炸,簡直就像是被活埋時死命把手伸出泥土之外,不斷掙扎才有辦法把這些「工具」的事項看完、處理完。大部分的時候,我是沒辦法處理完的。

這邊列出我所有使用的協作、工作管理相關工具:

  1. Email:我奉行 Inbox Zero 的理論
  2. Slack:公司內部溝通用
  3. Asana:公司專案管理用
  4. Google 行事曆:安排會議用
  5. Google Drive:共享檔案用
  6. NAS:封存大型檔案用
  7. Pipedrive:業務管理 CRM 系統
  8. Intercom:網頁客服系統,可即時和網頁訪客溝通
  9. Google Suite:公司帳戶管理
  10. Dropbox Paper:放置公司制度手冊、會議記錄以及技術文件
  11. Github:程式碼版本控管
  12. Invision App:和設計師討論 Prototype、User Interview 使用

「我認為 20 分鐘可以和團隊同步,是非常值得的。」我說。

「我討厭浪費時間。我喜歡有效率的事情。」他補充。

我開始覺得我們兩個在說的有點像是完全矛盾,但又完全相符合。我就是為了不要浪費時間、為了追求效率才使用這些工具,如果變成是一種浪費時間,那就和初衷違背了。

因此今晚我留下來,一面重新檢視這些工具的使用方式是不是能再省更多時間並且維持團隊同步,一面思考如何在面試的時候就知道這個人是不是一個 Team Player。很感謝他,給我這樣的反思機會,讓我思緒更清明了!