人民團體(社團法人、協會)會址變更正式流程筆記

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(圖:Hong Kong from the peak on a summer’s night CC授權)

前年底從倫敦流浪回台灣之後,我就一直沒有固定的住處,很感謝潘醫師收留了我在TBA打工兼清掃,順便學習擔任協會秘書。以前一直以為所謂的秘書、助理不過就是打打雜工,但是這一年來,雖然只是簡單的協會秘書,我卻深深感受到所謂的「雜事」真的不是那麼容易的,心思不夠細密、作事不夠俐落還真的很容易出問題、浪費更多時間。而且很多「雜事」都是流程複雜、一出錯就整個需要重來的,當然,做過一次就熟悉了,但是大部分的雜事,都是第一次做,重複性不高呢!

我自己覺得我做的不夠好,很多事情沒辦法做到思慮周全,因為我天生就是比較粗線條的。但是這是個學習的歷程,挑戰自我也很棒呢!

最近剛好跑了這個流程,發現在網路上實在很不容易找到這種資訊,所以在這邊做個筆記。雖然這種需求太 Specific 了些,不過做個筆記也好。

以下是全國性人民團體會址變更(地址更改、搬家),的正式流程。

  1. 內部開會:

    先查看看會址有沒有寫進協會的章程,若有則要開會員大會提出會址變更並修改章程。並準備好會議記錄。如果沒有寫進協會章程,則開理事會,在會議中提出會址變更,並準備好會議記錄。會議記錄必須包含簽到冊。簽到人數會影響到該會議是否算數,相關規定都在協會章程,每個協會可能會有些不同。一般來說章程修改需要三分之二的會員同意,理監事會需要過半數或是出席人數的多數同意才算通過。

  2. 準備會址使用同意書(會址使用同意書範本)或正式的租賃契約

  3. 準備房屋稅單或房屋所有權狀影本

  4. 寫公文(範本:申請變更會址證明(備查)公文紙格式),如果是要申請變更,要寫「備查」而非「證明」

確認準備好這些文件:公函(公文)、會議記錄、簽到冊、會址使用同意或租約、房屋稅單或房屋所有權狀影本。

  1. 送公文

    寄送到當初核發人民團體立案證書的機關。如果是地方團體,可能會是社會處社會發展科,如果是全國性的,則送到內政部社會司。(親送或郵寄都可以)

參考網址:

苗栗縣人民團體全球資訊網

桃園縣政府社會局