最近在招募業務夥伴(招募網頁),流程中的線上筆試其中有一題是業務開發信,題目是這樣的:

假設我是您的潛在客戶,我們有簡單的接觸過,您也確認我有需求。想請您寫一封開發信(Email)給我。可以用任何您過往銷售過的產品,或是憑空想像一個產品都可以。請寄到 xxx@xxx.com,標題註明「業務筆試」,感謝。

因為這個題目,看到上百位不同業務的寫信風格。我發現寫信技巧和工作能力有強烈的正相關,通常這個人做事是不是可靠,有沒有邏輯,甚至腦袋好不好,都能夠從信件看出一些端倪。

之前在矽谷募資就發現美國真的非常看重信件。英文的書寫有很多事情要注意,經過許多慘痛的教訓,回來台灣發現能把 Email 寫好的人還真少!原以為是文化問題,後來發現,真的厲害的人物寫的信件還真的都比較好。標題簡單易懂、內文有條理、重點清楚、行動項明確,溝通起來效率就是比較好。

你想想看,你和這些人可能根本沒見過面,或是只見過一兩次,未來也不一定會見面,你們這輩子唯一、會非常稀少的接觸點就是這封信,你真的要這麼隨意的對待這封信嗎?你的這封信,會決定他對你的印象,很可能因為你把信件當 IG 貼文寫,造成他下意識就認為你這個人「不怎麼樣」,就算他毫無惡意,還是不可避免的把你放在比較不重要的位置了。

下面列出我認為超討厭的信件寫法,看到這幾類的信件,除非我和他很熟,不然可能會覺得他遜遜的。

字全部擠在一起

你知道一個東西叫做「段落」嗎?你有沒有看過這樣的文字。

您好 我是 XXX 負責人王XX, 由於XXX自2010年起開展了一個XXX計畫-「XXXX」, 經過長年努力的執行與推廣,此計畫已於去年榮獲日本XXX,並受邀XXX, 使其成果已推展至國際舞臺,展現出「XXX」之新形象。 今年度為傳遞「XXX」之精神,強化「XXX」之過程,並邁向「XXX」之目標, 讓XXX之「XXX」集合品牌成為「XXX」之領頭羊角色, 因此推出xxx年度XXX-加強推廣計畫「LOGO徵選活動」及相關系列活動, 讓更多民眾知道此計畫品牌之精神,進而也願意一同與XX連結,來改善XXX生活環境。 敝司希望能透過「XXX」的協辦,一同來推廣本計畫之徵選活動, 進而邀請許多XXX們參加此XX,獎金XXX萬元(含稅), 並同步把【XXX】的理念精神推廣出去, 不知是否能與貴司合作,詳細合作內容,今日是否方便進一步接洽呢? 謝謝 敬祝藝安 XXX公司 王XX

看到這樣一沱字,就算內文其實很有條理,也懶得看下去啦!你知道什麼叫「分段」嗎?寫信時每個段落請只講一件事情就好,用分段讓我們的閱讀有個呼吸的空間嘛!不然讀完這段都要窒息了,還是看不出重點。

一封信裡面五顏六色

-----2019-08-23---2.20.43

這其實是我很欣賞的人寫的(後來才認識),知道他因為是在傳統產業,老闆要求要寄出這樣的信件才有重點,也許每個產業不同,但一封信裡面五顏六色,又是底色、又是文字上色,字體有大有小,就算可以呈現出類似分段的文章條理,但這樣花俏,讓整封信給人的感覺就是很吵、很煩、很沒格調。進一步就會覺得這公司的產品應該也不怎麼樣。

其實很多有經驗的人的會把信件整體的字體調大,的確會比較舒適,但下面這樣還是不行。

間隔不舒服

這個間隔太大,雖然容易閱讀但還是不舒服。

沒有標點符號

這個沒有標點符號,而且為什麼「隨信附上」這四個字要比較小?

信件格式要簡單大方,我有幾個原則:

1. 字體大小要一樣

我的作法是用 Google Doc 開一個空白文件,文字用 11 級,撰寫完再貼到 Gmail,因為 Gmail 預設文字太小,閱讀不舒服。可以看下方的圖來看出差別,這面這封信是 Carousell 的歡迎信件,段落、重點、標點符號都很到位,但字體大小不同,舒適度還是不同。

fonts

2. 中文、英數之間要留一個半型空格

下面這封信就有做到這點,很優雅。可以看一下差別。沒有空白

我是Carousell團隊的Mel;首先,恭喜您成為2019年的年度會員!

有留空白

我是 Carousell 團隊的 Mel;首先,恭喜您成為 2019 年的年度會員!

更糟的是有的有,有的沒有,超隨性

我是Carousell 團隊的Mel;首先,恭喜您成為 2019年的年度會員!

3. 格式簡單

所有字體同一個顏色、同一個大小、同一種字體。最多可以加粗,真的非常非常想強調什麼重點,就用橘色,但也只用橘色。真正厲害的信件很少在用顏色的,因為他們夠厲害,不需要用顏色來裝飾。只用分段、縮排、加粗來顯示內文的層次就好。

寄件人名字莫名其妙

如果你是在玩社群、開粉絲團,那你的屬名是「來自天空的一朵雲」是一點問題都沒有的。但如果你是在商業世界和別人談大生意,這樣的屬名很容易讓人覺得是垃圾信。

正確要用什麼?就是你的名字呀!你的正式的那個名字。至於要用英文名字還是中文名字我覺得都可以,外商多用英文名字,本土則可以用中文名字(本名,不是「小花」這種名字)。

那如果你很想表現你的個性怎麼辦?可以放在簽名檔裡面,也不要太招搖。相信我,你先展現專業,大家就會對你這些小個性非常有興趣。

沒有附件

你覺得這是很難避免的錯誤嗎?喔不,死菜鳥才會覺得難避免。會忘記、出錯是難免,但你永遠可以找到工具來輔助,像 Gmail 內建就會偵測內文有沒有「附件」相關文字,寄出時會提醒。再怎樣,寄出後如果真的發現忘記夾帶附件,你還是可以馬上補一封信夾帶上去。

如果你想幫公司採購一批電腦,供應商說要寄報價給你,但信件裡面沒有附件,你還敢買他的電腦嗎?我的想法是,這種不靠譜的公司,最好不要合作。

標題沒重點

標題應該要是這整封信的一句總結,絕對不是標題殺人法那種不說清楚的才是好。但「總結」也是一個學問,很多人都沒想過總結是多耗腦袋的時候,只想憑直覺。

信件標題必須是從整篇內文「提煉」出來的一句話,如果這封信目的是報價,標題就要有報價。

總結的技巧有很多,可以參考這篇:洪昭隆老師 - 寫一個言簡意賅的總結

這種標題會很像釣魚詐騙,或是看起來就是沒工作經驗的菜鳥:

  • 你看看這個...
  • 大家都告訴我一定要看這個...
  • 希望有機會合作
  • 我要應徵
  • 來自 XX 公司
  • 報價單

好的範例:

  • Google 廣告優化建議重點記錄
  • 【XXX】正式提案時間確認

標題可以在前面使用【】來放置重點,比如合作案名稱、客戶名稱、專案名稱,讓對方快速知道這封信是關於什麼的。如果是開發信,可以寫像這樣的標題:

【客戶公司名稱 X 你的公司名稱】10 字以內合作重點

有的會把重要行動項放標題,也是很好的作法。像是這樣:

【請回傳簡報】XXX 研討會講師簡報檔案格式說明

總體來說,標題不要超過 20 字,因為很多信箱的介面不一定看得到。

回信不連同副本的人一起寄送

你真的知道副本、密件副本是做什麼的嗎?之所以有副本的存在,就是希望這些人也能持續關注這一串對話,所以回信時如果預設不是「回覆全部」,那這些人就不會再收到了。

有時候是轉介信,比如想認識周杰倫,請我的朋友 Jerry 介紹,在 Jerry 私下和周杰倫確認後,告知我可以自行寫 Email 給周杰倫。這時我寫的信應該是這樣:

收件人:周杰倫
副本:Jerry

這時候,Jerry 就會知道他這個轉介的後續進展。而周杰倫如果有 sense,他回信時也會使用回覆全部,讓 Jerry 知道進展。但因為 Jerry 只是轉介,不需要用所有後續的信件一直打擾他,我可以再下一封信這樣回:

收件人:周杰倫
密件副本:Jerry

並且在內文提到「感謝 Jerry 轉介,移動到密件副本」,這樣他下一封信就不會再收到了。

沒頭沒尾,不知道要尬麻

有時看完整封信不知道行動項是什麼,就會直接省略了。如果你的信件希望對方有所行動,而不是只是分享個雞湯,那就要有明確的行動項。

比如說面試邀約。如果是這樣的內容。

XX 您好,

感謝您的應徵,我們想邀請您來面試。

面試時間:XXX
面試地點:XXX

期待見到您。

你覺得對方看到之後會怎樣?有些人可能會放到行事曆上面,有些人可能時間不行,就覺得再說好了。然後就忘記了,你沒辦法知道他們收到信到底會不會來,因為這只是邀約。

所以一定要加上行動。

若您有意願前來面試,請回信並提供以下資訊:XXX
若您有其他安排,或是時間無法配合,也請回信告知,我們將再做安排。

這樣對方才知道「回信」是重要的行動項。不然這個溝通就是斷線的。

信件太冗長

這個應該不用多做解釋,把論文寫在信件的狀況現在比較少,但我覺得信件保持在一般電腦螢幕「一屏」以內結束是很重要的,超過一屏必須往下捲很多的,如果重點又放在下面,被看到的機會就會少很多。

連結錯誤

碰過要給我履歷連結,卻是 像這種

https://www.dropbox.com/home?preview=XXX履歷.pdf

這根本打不開,光看連結就知道。或是下面這種:

https://pda.104.com.tw/my104/center

這個點進去不會看到他的履歷,只會看到我自己的。他是想提醒我來更新我的履歷,也該離職了嗎?

還有這種更好笑的:

C:\Documents and Settings\Administrator\My Documents\Dropbox
C:\superuser\my documents\download\履歷\履歷改.doc

碰到這種人我都很想問他「你會用電腦嗎?」然後我同事就會覺得我很沒禮貌。

上次還遇到給我的履歷點下去是長這樣的。因為我沒有使用人力銀行,就看不到他的履歷!

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後記

這篇文章是有點負面,因為看太多爛信心情有點差,真不好意思,其實也是有很優秀的,網路上也有很多教大家寫信的文章,有興趣可以搜尋看看。

可能因為 Email 成本太低,大家漸漸不像以前手寫的時候如此認真看待每封信件,真的很可惜。如果信件寫的好,我看到會覺得這個人超棒,很想跟他一起工作呢!你有碰過怎樣好的、或是很不舒服的信件嗎?也分享一下吧!

如果你想加入一群有專業素養,又重視溝通的團隊,歡迎來試試我們的業務職位!

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