九個讓人焦躁的 Email 撰寫誤區
最近在招募業務夥伴（招募網頁），流程中的線上筆試其中有一題是業務開發信，題目是這樣的：
假設我是您的潛在客戶，我們有簡單的接觸過，您也確認我有需求。想請您寫一封開發信（Email）給我。可以用任何您過往銷售過的產品，或是憑空想像一個產品都可以。請寄到 xxx@xxx.com，標題註明「業務筆試」，感謝。
因為這個題目，看到上百位不同業務的寫信風格。我發現寫信技巧和工作能力有強烈的正相關，通常這個人做事是不是可靠，有沒有邏輯，甚至腦袋好不好，都能夠從信件看出一些端倪。
之前在矽谷募資就發現美國真的非常看重信件。英文的書寫有很多事情要注意，經過許多慘痛的教訓，回來台灣發現能把 Email 寫好的人還真少！原以為是文化問題，後來發現，真的厲害的人物寫的信件還真的都比較好。標題簡單易懂、內文有條理、重點清楚、行動項明確，溝通起來效率就是比較好。
你想想看，你和這些人可能根本沒見過面，或是只見過一兩次，未來也不一定會見面，你們這輩子唯一、會非常稀少的接觸點就是這封信，你真的要這麼隨意的對待這封信嗎？你的這封信，會決定他對你的印象，很可能因為你把信件當 IG 貼文寫，造成他下意識就認為你這個人「不怎麼樣」，就算他毫無惡意，還是不可避免的把你放在比較不重要的位置了。
下面列出我認為超討厭的信件寫法，看到這幾類的信件，除非我和他很熟，不然可能會覺得他遜遜的。
一、字全部擠在一起
你知道一個東西叫做「段落」嗎？你有沒有看過這樣的文字。
您好 我是 XXX 負責人王XX， 由於XXX自2010年起開展了一個XXX計畫-「XXXX」， 經過長年努力的執行與推廣，此計畫已於去年榮獲日本XXX，並受邀XXX， 使其成果已推展至國際舞臺，展現出「XXX」之新形象。 今年度為傳遞「XXX」之精神，強化「XXX」之過程，並邁向「XXX」之目標， 讓XXX之「XXX」集合品牌成為「XXX」之領頭羊角色， 因此推出xxx年度XXX-加強推廣計畫「LOGO徵選活動」及相關系列活動， 讓更多民眾知道此計畫品牌之精神，進而也願意一同與XX連結，來改善XXX生活環境。 敝司希望能透過「XXX」的協辦，一同來推廣本計畫之徵選活動， 進而邀請許多XXX們參加此XX，獎金XXX萬元(含稅)， 並同步把【XXX】的理念精神推廣出去， 不知是否能與貴司合作，詳細合作內容，今日是否方便進一步接洽呢? 謝謝 敬祝藝安 XXX公司 王XX
看到這樣一沱字，就算內文其實很有條理，也懶得看下去啦！你知道什麼叫「分段」嗎？寫信時每個段落請只講一件事情就好，用分段讓我們的閱讀有個呼吸的空間嘛！不然讀完這段都要窒息了，還是看不出重點。
二、一封信裡面五顏六色
這其實是我很欣賞的人寫的（後來才認識），知道他因為是在傳統產業，老闆要求要寄出這樣的信件才有重點，也許每個產業不同，但一封信裡面五顏六色，又是底色、又是文字上色，字體有大有小，就算可以呈現出類似分段的文章條理，但這樣花俏，讓整封信給人的感覺就是很吵、很煩、很沒格調。進一步就會覺得這公司的產品應該也不怎麼樣。
其實很多有經驗的人的會把信件整體的字體調大，的確會比較舒適，但下面這樣還是不行。
這個間隔太大，雖然容易閱讀但還是不舒服。
這個沒有標點符號，而且為什麼「隨信附上」這四個字要比較小？
信件格式要簡單大方，我有幾個原則：
1. 字體大小要一樣
我的作法是用 Google Doc 開一個空白文件，文字用 11 級，撰寫完再貼到 Gmail，因為 Gmail 預設文字太小，閱讀不舒服。可以看下方的圖來看出差別，這面這封信是 Carousell 的歡迎信件，段落、重點、標點符號都很到位，但字體大小不同，舒適度還是不同。
2. 中文、英數之間要留一個半型空格
下面這封信就有做到這點，很優雅。可以看一下差別。沒有空白
我是Carousell團隊的Mel；首先，恭喜您成為2019年的年度會員！
有留空白
我是 Carousell 團隊的 Mel；首先，恭喜您成為 2019 年的年度會員！
更糟的是有的有，有的沒有，超隨性
我是Carousell 團隊的Mel；首先，恭喜您成為 2019年的年度會員！
3. 格式簡單
所有字體同一個顏色、同一個大小、同一種字體。最多可以加粗，真的非常非常想強調什麼重點，就用橘色，但也只用橘色。真正厲害的信件很少在用顏色的，因為他們夠厲害，不需要用顏色來裝飾。只用分段、縮排、加粗來顯示內文的層次就好。
三、寄件人名字莫名其妙
如果你是在玩社群、開粉絲團，那你的屬名是「來自天空的一朵雲」是一點問題都沒有的。但如果你是在商業世界和別人談大生意，這樣的屬名很容易讓人覺得是垃圾信。
正確要用什麼？就是你的名字呀！你的正式的那個名字。至於要用英文名字還是中文名字我覺得都可以，外商多用英文名字，本土則可以用中文名字（本名，不是「小花」這種名字）。
那如果你很想表現你的個性怎麼辦？可以放在簽名檔裡面，也不要太招搖。相信我，你先展現專業，大家就會對你這些小個性非常有興趣。
四、沒有附件
你覺得這是很難避免的錯誤嗎？喔不，死菜鳥才會覺得難避免。會忘記、出錯是難免，但你永遠可以找到工具來輔助，像 Gmail 內建就會偵測內文有沒有「附件」相關文字，寄出時會提醒。再怎樣，寄出後如果真的發現忘記夾帶附件，你還是可以馬上補一封信夾帶上去。
如果你想幫公司採購一批電腦，供應商說要寄報價給你，但信件裡面沒有附件，你還敢買他的電腦嗎？我的想法是，這種不靠譜的公司，最好不要合作。
五、標題沒重點
標題應該要是這整封信的一句總結，絕對不是標題殺人法那種不說清楚的才是好。但「總結」也是一個學問，很多人都沒想過總結是多耗腦袋的時候，只想憑直覺。
信件標題必須是從整篇內文「提煉」出來的一句話，如果這封信目的是報價，標題就要有報價。
總結的技巧有很多，可以參考這篇：洪昭隆老師 - 寫一個言簡意賅的總結
這種標題會很像釣魚詐騙，或是看起來就是沒工作經驗的菜鳥：
- 你看看這個...
- 大家都告訴我一定要看這個...
- 希望有機會合作
- 我要應徵
- 來自 XX 公司
- 報價單
好的範例：
- Google 廣告優化建議重點記錄
- 【XXX】正式提案時間確認
標題可以在前面使用【】來放置重點，比如合作案名稱、客戶名稱、專案名稱，讓對方快速知道這封信是關於什麼的。如果是開發信，可以寫像這樣的標題：
【客戶公司名稱 X 你的公司名稱】10 字以內合作重點
有的會把重要行動項放標題，也是很好的作法。像是這樣：
【請回傳簡報】XXX 研討會講師簡報檔案格式說明
總體來說，標題不要超過 20 字，因為很多信箱的介面不一定看得到。
六、回信不連同副本的人一起寄送
你真的知道副本、密件副本是做什麼的嗎？之所以有副本的存在，就是希望這些人也能持續關注這一串對話，所以回信時如果預設不是「回覆全部」，那這些人就不會再收到了。
有時候是轉介信，比如想認識周杰倫，請我的朋友 Jerry 介紹，在 Jerry 私下和周杰倫確認後，告知我可以自行寫 Email 給周杰倫。這時我寫的信應該是這樣：
收件人：周杰倫
副本：Jerry
這時候，Jerry 就會知道他這個轉介的後續進展。而周杰倫如果有 sense，他回信時也會使用回覆全部，讓 Jerry 知道進展。但因為 Jerry 只是轉介，不需要用所有後續的信件一直打擾他，我可以再下一封信這樣回：
收件人：周杰倫
密件副本：Jerry
並且在內文提到「感謝 Jerry 轉介，移動到密件副本」，這樣他下一封信就不會再收到了。
七、沒頭沒尾，不知道要尬麻
有時看完整封信不知道行動項是什麼，就會直接省略了。如果你的信件希望對方有所行動，而不是只是分享個雞湯，那就要有明確的行動項。
比如說面試邀約。如果是這樣的內容。
XX 您好，
感謝您的應徵，我們想邀請您來面試。
面試時間：XXX
面試地點：XXX期待見到您。
你覺得對方看到之後會怎樣？有些人可能會放到行事曆上面，有些人可能時間不行，就覺得再說好了。然後就忘記了，你沒辦法知道他們收到信到底會不會來，因為這只是邀約。
所以一定要加上行動。
若您有意願前來面試，請回信並提供以下資訊：XXX
若您有其他安排，或是時間無法配合，也請回信告知，我們將再做安排。
這樣對方才知道「回信」是重要的行動項。不然這個溝通就是斷線的。
八、信件太冗長
這個應該不用多做解釋，把論文寫在信件的狀況現在比較少，但我覺得信件保持在一般電腦螢幕「一屏」以內結束是很重要的，超過一屏必須往下捲很多的，如果重點又放在下面，被看到的機會就會少很多。
九、連結錯誤
碰過要給我履歷連結，卻是 像這種
https://www.dropbox.com/home?preview=XXX履歷.pdf
這根本打不開，光看連結就知道。或是下面這種：
https://pda.104.com.tw/my104/center
這個點進去不會看到他的履歷，只會看到我自己的。他是想提醒我來更新我的履歷，也該離職了嗎？
還有這種更好笑的：
C:\Documents and Settings\Administrator\My Documents\Dropbox
C:\superuser\my documents\download\履歷\履歷改.doc
碰到這種人我都很想問他「你會用電腦嗎？」然後我同事就會覺得我很沒禮貌。
上次還遇到給我的履歷點下去是長這樣的。因為我沒有使用人力銀行，就看不到他的履歷！
後記
這篇文章是有點負面，因為看太多爛信心情有點差，真不好意思，其實也是有很優秀的，網路上也有很多教大家寫信的文章，有興趣可以搜尋看看。
可能因為 Email 成本太低，大家漸漸不像以前手寫的時候如此認真看待每封信件，真的很可惜。如果信件寫的好，我看到會覺得這個人超棒，很想跟他一起工作呢！你有碰過怎樣好的、或是很不舒服的信件嗎？也分享一下吧！
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