[AI 記帳] Make + OpenAI 自動化記帳

Hana 花水木 -

上週做了匯豐銀行刷卡明細自動化，看到小朱的留言有點啟發。原本我是用正規表達式把信件內容的日期、卡號、金額、類型抓出來，但其實根本可以交給 AI。更有甚者，其實不光是匯豐刷卡記錄，可以 把想得到的帳都丟給 AI 呀。

就來著手試試看吧！

規劃

今天想要嘗試的方式是：

  1. 收集消費通知的 emails
  2. 全部丟給 openai，請他整理成我要的格式
  3. 傳到一個 google sheet 用公式整理

刷卡通知 emails

同一筆消費有可能有兩種通知，一種是商家寄來的，一種是刷卡通知。比如說搭了 Uber，你會收到 Uber 寄來的行程記錄，也會收到刷卡通知。我們會希望以 「信用卡消費通知」 為主，再用商家寄來的通知輔助。因為刷卡才是流程的最上游，可以捕捉到所有的交易。

我最常用的是匯豐，上篇文章有說明過抓資料的方式。今天繼續把其他刷卡記錄也串進來。我第二常用的是國泰，因為我家樓下是全聯，可以直接掃個條碼就登記會員＋付款並且發票自動歸戶，只是他只支援國泰，所以我去全聯、或是剛好國泰優惠比較多的時候也會使用。而國泰信用卡如果消費通知有商家資訊（想要記帳的資料都有），就可以直接抓。這種狀況就可以全部自動。國泰不愧是做的最好的一家。

💡
不過，國泰雖然好用，我現在還是刷目前優惠多的匯豐，行銷角度來看，獎勵的有效程度還是在 UX 之上的。至少短期。

另外幾張卡：

  • 富邦信用卡：有信件通知（教學），信件沒有寫商家資訊，但因為我也只用來刷 Costco，所以一樣可以全部自動（富邦刷卡通知都當做 Costco）。
  • Crypto.com：有消費通知信，但只有金額。也納入這次範圍，類別就先留空。

有些無法的卡（串不進來）：

  • 玉山：沒有 Email 通知（或是我沒找到），但我超少刷，跳過。
  • 星展：Email 通知介面不知為何無法啟用，連客服都懶得問，星展是垃圾。因為是之前花旗 PCHome 卡轉過來的，目前只有用在 PChome。那就抓 PCHome 記錄就好？可是 PCHome 的信件沒有我們需要的金額資訊，只好放棄。反正我也很少刷。
  • 中國信託：有每日通知（每日消費成交回報），一天一封。單筆消費的只能透過 Line 和 App 推撥。這張我也很少刷，跳過。

要注意是「一封信一筆消費」還是「一封信多筆消費」，比如說，國泰和中信雖然有刷卡消費的通知信，但他是「一天一封彙整」，就需要另外處理，有可能一封裡面有很多信件。 這個後面會說。 本篇沒篇幅了，下次再補充。

消費通知 emails

但可惜的是我最常用的匯豐信用卡沒有在消費通知 email 提供商家名稱，這樣記帳還是無法知道分類。因此，我這邊的作法是另外把常用的服務的消費通知也抓出來，然後在 Google Sheet 裡面用公式自動對帳。很多服務都有 Email 通知服務，要記得一一去打開。

實際作法：

  • 先看過去一個月常消費的信用卡或是商家，全部列出來
  • 我最常消費的有 Uber、Apple、Stripe 等等

Google Sheet 格式準備

我需要有這兩個 Google Sheet：

  • 刷卡記錄：列出所有信用卡的紀錄
  • 消費記錄：比如 Uber、Apple、Stripe 等等

欄位目前簡單規劃如下：

  • 日期
  • 商家
  • 明細
  • 金額
  • 分類
  • 付款方式
  • 貨幣

本文最後有 Google Sheet 範本歡迎取用。

接下來就開始用 AI 自動化吧！

第一步：找出消費通知 emails

先在信箱裡看有多少 low hanging fruit 吧！搜尋 invoice 看看。有趣的是 Gmail 會自動把有 receipt 或 發票 的信也找出來呢！

但光是這樣搜尋，會包含太多亂七八糟或重複的資訊，比如說，Uber Eats 可能會有訂單通知，以及發票開立通知。所以還是需要整理一下。

以下是我自己常用的服務，我們先抓這些服務的消費通知。因為每個人語系不同，建議還是在自己的信箱實測。

Uber & Uber Eats

可以先找到一封 Uber 的信，然後選「Filter messages like these」，Gmail 會建議一個 search query。

基本上會是 from:(noreply@uber.com)。但因為還會混著其他行銷信，像這樣：

我們沒有想要抓「Hana，我們想瞭解您的看法」這封信，所以還是建議加上 subject 篩選。而且因為可能是搭車、也可能是訂單，在 Gmail 需要用 OR 來連結。

如：from:(noreply@uber.com) {subject:(透過 Uber Eats 系統送出的訂單) OR subject:(在 Uber 平台上搭乘的行程)} 。

這樣就可以乾淨的只有 Uber 搭車和點餐的紀錄。

Apple

因為我有訂閱一些 App，所以不時會收到 Apple 的帳單，所以也希望可以自動抓這部份。用剛剛一樣的方式，先找到一封信 filter messages like this，然後加上 subject 規則。Apple 的 invoice 有兩種標題，但都是 your invoice 開頭，目前檢查過沒有混入其他的。

所以可以用這串from:(no_reply@email.apple.com) subject:(Your invoice)。

Stripe 交易

我自己買很多國外 SaaS 服務都是用 Stripe 支付，因此可以從這邊抓到一些。用一樣的方式之後，發現規則比較複雜。不一定都是來自@stripe.com，也會有像是invoice+statements@make.com 的，看來他們有通知信 whitelabel 的功能，沒關係，我們都加上去。

最後 Search query 是 {from:(invoice+statements) OR from:(@stripe.com)} AND subject:(receipt)。

整合在一起

因為我們需要一次把上面的信件篩選，我們需要用 OR 把它們都接在一起，然後每一組都要用大括號包起來。因為用了大括號，必須把運算元也加上去。

如下：

{from:(noreply@uber.com) AND {subject:(透過 Uber Eats 系統送出的訂單) OR subject:(在 Uber 平台上搭乘的行程)}}
OR
{from:(no_reply@email.apple.com) AND subject:(Your invoice)}
OR
{{from:(invoice+statements) OR from:(@stripe.com)} AND subject:(receipt)}

如果對於 search query 想要更多變化，可以參考 Google 官方教學。

把這一串先丟到 Gmail 搜尋看看，看有沒有怪怪的。沒有的話就可以進行下一步。

刷卡記錄 emails

因為本篇改用 Make 進行自動化（下面會說原因），並且改用 AI 擷取資料，順便把其他信用卡也一併納進來了。

Search query 找法類似，這邊直接提供可以抓到包含上面消費記錄，以及刷卡記錄的，信用卡包含匯豐、國泰、富邦以及 crypto.com。

{from:(noreply@uber.com) AND {subject:(透過 Uber Eats 系統送出的訂單) OR subject:(在 Uber 平台上搭乘的行程)}}
OR
{from:(no_reply@email.apple.com) AND subject:(Your invoice)}
OR
{{from:(invoice+statements) OR from:(@stripe.com)} AND subject:(receipt)}
OR
{from:(bot@heroku.com) AND subject:([billing] Heroku Invoice)}
OR
{from:(noreply@messaging.hsbc.com.tw) AND subject:(匯豐(台灣) "刷卡消費通知”)}
OR
{from:(hello@crypto.com) AND subject:(purchase complete)}
OR
{from:(@taipeifubon.com.tw) AND subject:(富邦 即時消費通知)} 
OR
{from:(service@pxbillrc01.cathaybk.com.tw) AND subject:(國泰世華銀行消費彙整通知)}

你可以試試看這個 search query，不過每個人的通知和語系設定不同，還是需要調整成自己要的需求噢！

要注意的是，刷卡記錄和上面的消費記錄是要去到不同的 Google Sheet 的哦！現在只是先一起抓到自動化流程。

第二步：丟給 AI 整理成流水帳（使用 Make）

上週其實是用 n8n，但今天收到這封信。

看了一下方案，最便宜也要 22 歐元，不付費就會被刪掉 感覺情緒勒索，所以決定不升級 n8n，回去用之前用過的 Make。

Make 免費版可以每個月執行 1,000 次，付費最便宜的方案一個月 10 元左右，可以執行 10,000 次，感覺大方多了。所以這次使用 Make。

抓 gmail 信件

登入後建立一個 scenario，然後我們的 trigger 是 gmail。設定方式如下圖。這邊是用剛才的 search query 先在自己的信箱找出那些信。

測試過程中，可以在「Choose where to start」選擇測試時想要抓的資料，比如說可以抓最近兩天的資料。這個是每次點 Run 之前都要調整的。另外上圖有個「Maximum nunmber of results」也可以在測試時調整，比如說我想抓 8/21 的資料，但我不想從 8/21 一路抓到最新的，就可以把這邊數字調小一些。

丟給 openai

抓完資料之後，再開一個 ChatGPT，我們要選的是「Transfrom Text to Structured Data」。

Model 建議選最便宜的 gpt-4o-mini 即可。這邊假設大家都有 openai 的 API 了，沒有的話可以去看官方文件（注意，這不是免費的，要用就要錢，有訂閱 ChatGPT 也一樣）。

接下來 Text to Parse 我們選前一個步驟信件的 Text content，這是純文字版本的信件，可以節省一些 token。Prompt 的部份也簡單描述背景即可，這對 openai 來說是非常單純的任務。

再往下可以定義資料格式，一樣用描述的即可。平常怎麼和 ChatGPT 溝通，這邊用一樣的方式。

自動傳到 google sheet

接下來再建立一個 google sheet 事件的「Add a Row」這邊很好理解就快速帶過了。完成後試跑，就會看到帳都自己記起來了，很過癮！

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第三步：在 Google Sheet 整理

整理了一份簡單的 Google Sheet，可以快速把帳整理好。像是這樣

主要是：

  • 用 AI 自動抓 Gmail 信件存到 raw sheets
  • 在「對帳表」把對照刷卡記錄和消費記錄
  • 在「總帳」看自動整理過的消費記錄

這邊還沒有處理到匯率的問題，可以之後再加上去。

Google Sheet 連結：[Sample] 用 AI 自動記帳

結語

我每週對帳的工作通常會去對每張信用卡的紀錄以及銀行帳戶。如果帳戶很多的話真的是滿瑣碎的。並且，crypto 的部份就更複雜。這邊先不展開。

有個小心得是，雖然可以自動一大部分，但 目前還是很難全部自動 ，目前弄了一早上，其實還是有些難的地方。比如說昨天 Uber Eats 刷卡後沒送到，後來退掉了，Uber 還送我 30 元，所以下一筆變成 Uber 訂單金額和刷卡金額不同。或是有時會扣紅利點數也會有這個問題。這部份要自動化加上一個回沖的紀錄是可以，但有點麻煩，可能有點 over engineering 了，所以先不管。

我的結論是在自動化之後，還是會需要手動的檢查有沒有問題。另外這次還是用我比較熟悉的 Open AI，大家都知道他不是完全不會出錯的，所以事後的檢查是必要的。

不過今天這個自動化基本 Cover 我九成的對帳工作了。還是需要手動的地方剩下：

  1. 沒有 Email 的、現金支付的就無法抓（也許可以從發票？）
  2. 水電網路這種直接扣網路銀行帳戶也沒有（也許去申請電子帳單？）
  3. 幫公司代墊的要手動剃除（這...還想不到如何做）

原本對帳其實也沒很久，通常一小時內結束。但今天花了一整天還沒完成 XXXD，只能期待之後可以縮短到五分鐘啦！